Présentant une image professionnelle au travail est
importante pour le succès de carrière. La façon dont une personne s'habille, parle
et interagit avec les collègues, les clients et les superviseurs est toujours
mémorable. Répondre au téléphone est quelque chose que presque tous les
employés a fait, quelle que soit leur position dans la société. Répondez au
téléphone au travail avec une voix claire et optimiste qui rendra l'appelant à
l'aise et projette un ton positif.
Comment répondre à l'appel téléphonique au travail
1- Parlez lentement et clairement afin que l'appelant puisse comprendre
ce que vous dites. Projeter un ton qui est gai, confiant, enthousiaste et
serviable. L'appelant ne peut pas vous voir, alors assurez-vous que votre voix
est accueillante et calme. Imaginez que l'appelant se trouve juste en face de
vous et souriez. Sourires permet souvent d'améliorer votre voix. Assurez-vous
que vous ne mangez pas, buvez ou mâchez
de la gomme quand vous répondez au téléphone.
2- Réglez votre vitesse et volume. Certaines personnes ont tendance
à parler plus fort qu'en temps normal quand ils sont sur le téléphone. Utilisez
votre volume normal et évitez de crier. Prenez une profonde respiration avant
de répondre au téléphone et de parler lentement.
3- Utilisez un message d'accueil standard. votre message d'accueil
doit inclure une salutation appropriée telle que «bonjour» ou «bonsoir». Remerciez
la personne qui vous appelle, identifiez vous et votre entreprise ou
département, et se demander comment vous pouvez aider
4- Évitez de donner à l'appelant trop d'informations aussitôt que vous
répondez au téléphone. Vous mentionnez votre nom à l'appelant. lui donner
les informations de base dont ils ont besoin. Un message d'accueil claire et
concise peut être comme: «Bonjour, merci d'appeler. C'est Pierre, comment puis-je
vous aider?"
5- Etre préparé. Gardez un crayon et bloc-notes près du téléphone
pour noter les informations que l'appelant peut partager, en cas avez besoin de
transférer l'appel ou faire des recherches dans le but de répondre aux
questions de l'appelant. Si vous êtes un réceptionniste qui répond aux appels
pour de nombreuses personnes, vous devez de garder leurs extensions à côté du
téléphone.
6- Rappelez-vous le nom de l'appelant et lui adresser de manière
professionnelle. Sauf si c'est quelqu'un que vous connaissez, utilisez le
dernier nom comme M. Smith, Mme Clark. Notez son nom dès qu'il lui fournit, de
cette façon vous ne l'oubliez pas au cours de votre appel.
7- Demandez la permission avant de mettre un appel en attente. Si
vous avez besoin de transférer l'appel à quelqu'un d'autre, ou mettre l'appel
en attente pour obtenir des informations ou faire des recherches rapides pour
répondre à une question, demander s'il veut être mis en attente avant de le
faire.
8- Rappelez-vous de ne pas utiliser des mots d'argot ou des acronymes,
l'appelant pourrait ne pas comprendre. Soyez
empathique et restez calme et professionnel, même si l'appelant se plaint ou
est impoli.
9- Évitez les distractions. Mettez ce que vous faites et se
concentrer sur l'appel téléphonique afin que l'appelant a toute votre attention.
Vous ne souhaitez pas apparaître comme distraits ou trop occupé à répondre aux
questions et fournir de l'aide.
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